Kuidas luua oma tootlikkuse süsteem

Päeval on alati 24 tundi. Aeg on ainus ressurss, mis on täpselt sama kõigile planeedil. Sellepärast on tõhus ajajuhtimine nii hinnaline oskus. Teades, kuidas oma tootlikkust ja tööd korraldada, saate eelise kõigi teiste ees. Sinust saab aja võlur.

Kuid see on ka haruldane oskus. Tõhus ajajuhtimine on keeruline. Mõnel inimesel on mingi süsteem oma töö juhtimiseks paigas. Ja veel, teised ei tea isegi, kust alustada.

Selles postituses käsitlen, kuidas saate luua oma tootlikkuse süsteemi, et saaksite aega tõhusamalt hallata.

Kõik, mida vajame, on 5 sammu:

  1. Enne optimeerimist kõrvaldage
  2. Looge oma tootlikkuse süsteem
  3. Kaasake tootlikkuse häkkerid
  4. Leidke oma tõelised ülesanded
  5. Delegeerida tõhusalt

Vaatame kõik üksikasjalikult üle ...

# 1 kõrvaldage enne optimeerimist

Mul oli rohkem kui 300 GB fotosid ja videoid.

Meie nutitelefonid on võimaldanud meil iga päev ühe nupuvajutusega pilte teha. Aastate jooksul on mul kogunenud tuhandeid videoid ja fotosid. Mõnda aega tagasi kopeerisin kaustad Dropboxi ja välisele kõvakettale, nii et mul oleks varukoopiaid mitmest kohast juhuks, kui midagi peaks valesti minema.

Aastate jooksul tahaksin end kustutada fookusest või sarnastest piltidest, nimetada kaustad ümber ja kataloogida aastateks. Tavaliselt tegin seda Dropboxi kaustas, mis tähendas, et ülejäänud kaks allikat - minu arvuti ja väline kõvaketas - oleks “vana versioon”. Kui mul oleks uusi fotosid, paneksin need arvuti kõvakettale.

Külastasin sel suvel Jaapanit ja USA-d ning soovisin oma kaamerafotosid oma fotokogu kopeerida. Küsimus oli, kumb neist? Dropbox oli ilmselt kõige uuem versioon, kuid sellel polnud kõiki mu telefonifotosid, mis olid kõvakettal. Välisel kõvakettal oli mõlemast vanem versioon, kuid ma polnud kindel, kui vana. Otsustasin, et on aeg - üks kord ja kõik - oma fotokogu korrastada ja optimeerida.

Esimene asi, mis ma tegin? Enne optimeerimist kõrvaldasin. Mul polnud 300 GB fotosid ja videoid, mul oli 100 GB ainulaadseid fotosid ja kui ma kustutan tarbetud pildid, läheks see tõenäoliselt 40–60 GB juurde.

Nii et ma ühendasin kõik kaustad ühte kausta ja hakkasin duplikaate kustutama (kasutasin tarkvara selle protsessi automatiseerimiseks). Kasutasin palju ruumi kiireks säästmiseks ühte tõhusamatest ajahaldusreeglitest - 80/20 reeglit - kas 20% piltidest hõivas 80% ruumist? Muidugi, paar korduvat videot võtsid suurema osa ruumist ja nii vähem kui 5 minutiga suutsin ma 200 GB mahutada.

Kui olen kõik duplikaadid kustutanud, võin ma hakata käsitsi valima, milliseid fotosid säilitada (jah, alles jätta, mitte kustutada; Kondo raamatu suurepärane tsitaat muutis minu vaatenurka selles suhtes: "Asi pole selles, mida ära visata, vaid selles, mida säilitada." ). Kui hoiate ainult neid asju, mida armastate, siis armastate äkki iga pilti.

Nüüd kulub mul mõne päeva lõpus iga päeva lõpus mõni kaust läbi ja otsustatakse, mida säilitada. See võtab umbes 10 minutit päevas ja ma peaksin selle valmis saama paari nädala jooksul. See on samm 2 - tootlikkuse süsteemi kasutamine.

Mis siin moraalset on? Võttes kõike, mis teil on, ja alustades kohe optimeerimist, on klassikaline algaja viga.

Kui proovite oma igapäevast tööd optimeerida, kirjutage kõik oma ülesanded paberilehele ja pange mõni minut nende läbimõtlemiseks. Seejärel esitage iga ülesande jaoks järgmine küsimus: “Kas see ülesanne aitab kaasa minu eesmärgi saavutamisele?”

Puhastage kõik, mis ei aita teil eesmärkide saavutamisel edasi liikuda. Enne optimeerimist kõrvaldage see.

# 2 Looge oma tootlikkuse süsteem

Tore, et olete kõrvaldanud kõik, mis pole põhitegevusega, ja nüüd on teil jäänud ülesanded, mis aitavad kaasa teie eesmärkide saavutamisele. Nüüd on aeg üles seada teie jaoks töötav produktiivsussüsteem, et ülesanded tähtsuse järjekorda seada ja töö tehtud saaks.

Kuid esiteks on oluline mõista, et ükski tootlikkuse süsteem pole täiuslik. Peaksite selle välja töötama vastavalt oma vajadustele ja tööviisile. Mida soovite teha, on võtta ideid teistest süsteemidest ja seejärel luua oma kohandatud süsteem, mis on spetsiaalselt teie jaoks loodud. Kui olete põhiraamistiku - kui vaja - oma süsteemi „aju” - üles seadnud, võite selle viia mikrotasandile ja hakata selle süsteemi osi tootlikkuse häkkide abil optimeerima.

Alustamiseks on siin mõned tuntud tootlikkuse süsteemid:

  • Ülesandeloend: kõige lihtsam tootlikkuse süsteem ja paljude teiste raamistike alus; on palju variatsioone, näiteks süsteem „Must Do“ või Ivy Lee meetod
  • 7 harjumust: põhineb Steven Covey teemal „Väga tõhusate inimeste 7 harjumust: võimsad õppetunnid isiklikes muutustes“, arutletakse selle üle, kuidas muuta mõtteviisi töö ja elu üle; siin on suurepärane postitus, mis võib olla sissejuhatus
  • Asjade tegemine (GTD): põhineb David Alleni raamatul “Asjad tehtud: stressivaba produktiivsuse kunst”; siin on lihtne selgitus selle toimimise kohta
  • Zenist Done (ZTD): põhineb Leo Babauta raamatul “Zen To Done: Ultimate Simple Produktiivsussüsteem”, tugineb GTD-le, kuid keskendub harjumustele, mitte süsteemile
  • Kanban: visuaalse tootlikkuse süsteem, mida populariseeris Agile projekti arendusraamistik ja mis sobib suurepäraselt meeskonnatööks; siin on lühitutvustus selle toimimise kohta
  • Ärge murdke ketti: populariseerinud Jerry Seinfeld ja ühte lihtsamat süsteemi seal; Kirjutasin sellest, kui arutasime, kuidas arvutada tootlikkust
  • Pomodoro tehnika: põhineb Francesco Cirillo raamatul “Pomodoro tehnika: tunnustatud ajahaldussüsteem, mis on muutnud seda, kuidas me töötame”, see on lihtne süsteem aja kokkuhoiuks ja Deep Work täielikuks plokiks; siin on lihtne tutvustus Pomodoro tootlikkusega

Mõne minuti jooksul saate teada iga süsteemi ja selle toimimise kohta. Mida me tahame teha, on võtta parim osa ja luua oma süsteem. Ainult sina saad määratleda, mis on “parimad osad”.

Suure tootlikkuse süsteemi põhimõtted on järgmised:

  • Lihtne õppida: kui selle süsteemi õppimiseks kulub rohkem kui tund, siis teete seda valesti
  • Kiire seadistamine: süsteemi seadistamiseks peaks kuluma mõni minut, mitte tundi
  • Madal hooldus: süsteem aitab teil kiiremini töötada, selle kasutamiseks on vaja minimaalselt aega; mida hõõrdevabam, seda paremaks muuta
  • Modelleerige oma tööstiil: hea produktiivsuse süsteem toetab seda, kuidas soovite töötada, mitte vastupidi; see peaks olema hõlpsasti kohandatav ka mitut tüüpi tööstiilidele
  • Kohandatav: süsteemi on lihtne kohandada erinevatele inimestele, kus igaüks saab lisada oma eelistatud tootlikkuse häkid; eriti asjakohane, kui meeskond seda kasutab
  • Lihtne teha koostööd: süsteemi peaks olema lihtne skaleerida nii, et seda kasutaks üks inimene või kümme tuhat

# 3 Kaasake tootlikkuse häkked

Kui olete oma tootlikkuse süsteemi üles seadnud, saate vaadata asjade mikrotasandit ja hakata sinna sisse viima mõningaid tootlikkuse häkke ja reegleid.

Mõelge oma produktiivsussüsteemist oma arvuti või telefoni peamiseks opsüsteemiks. Tootlikkuse häkked, millesse te sisse ehitate, on teie rakendused. Nad peaksid täielikult kasutama teie OS-i ja parandama teie töökogemust.

Loetlen inspiratsiooni saamiseks paar oma lemmikut, kuid uurige julgesti ja integreerige need, mida eelistate:

  1. 2-minutiline reegel: kui midagi saab teha kahe minutiga, siis lihtsalt tee seda; kui midagi võtab kauem kui kaks minutit, siis alustage seda
  2. Pomodoro tehnika: saab kasutada ka häkkerina, kui seda kasutatakse ainult teatud päevaosas; Kasutan seda hommikul, tehes kaks kirjutamist “pomodoros”, enne kui mujale kolin; kui seda õigesti kasutada, on see väga tõhus ajahalduse häkk
  3. Lennukirežiim: hoidke oma telefoni Deep Work'i ajal lennukirežiimis; saate luua ka reegleid, näiteks hoida telefoni lennukirežiimis näiteks kella 21.00–23.00
  4. No Notifications: lülitage välja kõik märguanded telefonis, tahvelarvutis ja arvutis
  5. 80/20 reegel: kasutasin seda reeglit fotode korraldamise näites; keskenduge alati 20% -le asjadest, mis annavad teile 80% -lise tulemuse
  6. Kiusatuste komplekteerimine: täitke igavad ülesanded, sidudes need millegagi, mis teile tõeliselt meeldib, näiteks kuulates oma lemmikesitusloendit ja vastates klienditoe e-kirjadele
  7. Pakkimine: pakkige sarnaseid mõttelaadi nõudvaid sarnaseid toiminguid, mille abil saate tõhusalt töötada mitme ülesandega, ilma et peaksite oma töövoogu kaotama, näiteks töötlema kõiki e-kirju, Slacki, telefonikõnesid ja muud suhtlust korraga või värskendama korraga mitu seotud töölehte (aitäh, Elon!)
  8. Kasutage Parkinsoni seadust: vähendage kiiremini ülesande täitmiseks kuluvat aega (ma kasutan seda praegu selle artikli jaoks, kuna algselt kulus selle täitmiseks liiga kaua)
  9. Planeerimine nädalavahetusel: kavandage eelseisvat töönädalat pühapäeviti; jäädvusta oma plaan meilisõnumis ja saadab selle endale, nii et teil oleks sellele iga päev juurdepääs

# 4 Leidke oma tõelised ülesanded

On aeg liikuda järgmise tõhusa ajahalduse sammu juurde: oma tõeliste ülesannete leidmine.

Isegi pärast kõigi ülesannete eemaldamist, mis ei aidanud teie eesmärkide saavutamisele kaasa, on teil veel palju üksusi, mida täita. Kuid mitte kõik neist pole võrdsed: peame neid tähtsuse ja kiireloomulisuse osas hindama. Mulle meeldib nn tõelisteks ülesanneteks nimetada vaid pakilisi ja olulisi ülesandeid.

Kasutagem oma tõeliste ülesannete leidmiseks tootlikkuse häkki, mida nimetatakse Eisenhower maatriksiks. Võtke oma kõigi ülesannete loend ja sisestage need sellesse maatriksisse (praeguseks ei tohiks teil jaotises „Kustuta” ühtegi ülesannet olla, nagu seda tegime esimesel sammul):

Selle maatriksi suurepärane asi on see, et seda saab kasutada nii laiaulatuslike tootlikkuse plaanide (“Kuidas ma peaksin sel nädalal tegema?”) Kui ka väiksemate päevaplaanide jaoks (“Mida ma peaksin täna tegema?”).

Kiireloomulised ja olulised ülesanded on asjad, mille puhul peate olema reageerimisrežiimis JA panustama oma pikaajaliste eesmärkide saavutamisse:

  • Teie ülemuse oluline e-kiri teie juhitava projekti kohta
  • Müügi lõpetamiseks helistage suurele kliendile
  • Artikli kirjutamine ja veebis avaldamine

Samal ajal on kiireloomulised, kuid mitte tähtsad ülesanded asjad, mis aitavad küll teie eesmärgi saavutamisele kaasa, kuid on peamiselt osa protsessist.

Kasutage Eisenhoweri maatriksit igal hommikul (või veel parem, kui teete ülesandeid eelmisel päeval) tõhusa ajahaldusvahendina, mis aitab teil küsida, mis on ja mis ei vii oma eesmärkide saavutamiseks nõela.

# 5 Delegaat tõhusalt

On aeg liikuda edasi tootlikkuse süsteemi ülesehitamise viimase ja väidetavalt kõige raskema sammuna: tõhusalt delegeerida.

Valesti tehtud korral võib delegeerimine olla äärmiselt pettumust valmistav kogemus. Lõpetate lohaka tööga ja viivitate tähtaegade või kaatritega. Siin on mõned asjad, mida olen aastate jooksul õppinud tõhusalt delegeerides:

  • Delegeerimine õigele isikule: veenduge, et sellel ülesande delegeerinud isikul on kõik vajalikud oskused ja ta on võimeline seda tööd tegema
  • Esitage selged juhised: kirjutage käepärase ülesande samm-sammuline juhend üles ja olge võimalikult konkreetne; mõne ülesande jaoks, näiteks andmesisestuse jaoks, salvestan tavaliselt oma ekraanilt video, tehes näiteks Recorditi abil mõne sisestuse
  • Defineerige tulemused: peaksite olema konkreetne, mida oodata pärast ülesande täitmist, milline on edu mõõdik ja selle täitmise tähtaeg
  • Küsige täpsustusi: kui teie meeskonna liige on teie spetsifikatsioone lugenud / näinud, küsige, kas teie kirjelduses on midagi ebaselget, ja selgitage neid üksikasjalikumalt (vajadusel kirjutage spetsifikatsioonid ümber)
  • Laske ülesandel teile selgitada: viimane samm on lasta neil selgitada teile enda sõnul, mis see ülesanne on; kui midagi on valesti või pole täpselt see, mida soovite / vajate, pakkuge selgitusi

See lugu on avaldatud Mediumi suurimas ettevõtlusväljaandes The Startup, millele järgneb +367 349 inimest.

Liituge, et saada meie parimaid lugusid siit.